Grenzen setzen und Nein sagen – warum es so schwerfällt und wie es gelingt

Hast du schon einmal „Ja“ gesagt, obwohl du eigentlich „Nein“ gemeint hast? Vielleicht, weil du niemanden enttäuschen oder als unkollegial gelten wolltest? Besonders als Führungskraft kann das Setzen von Grenzen herausfordernd sein. Doch wer es nicht schafft, klare Grenzen zu ziehen, riskiert Überlastung, Unzufriedenheit und langfristig sogar gesundheitliche Probleme. In diesem Artikel erfährst du, warum es so schwerfällt, Nein zu sagen, welche speziellen Herausforderungen Führungskräfte haben und wie du es lernen kannst, ohne Schuldgefühle oder Konflikte.

Warum fällt es uns so schwer, Grenzen zu setzen und Nein zu sagen?

Es gibt viele unterschiedliche Gründe, nicht alle treffen immer zu, aber meistens mehrere:

• Mangelnde Fähigkeit: Grenzen setzen muss man lernen. Wenn wir diese Fähigkeit in unserer Ursprungsfamilie nicht beigebracht bekommen haben, dann wissen wir schlichtweg nicht, wie es geht. Vielleicht haben wir sogar gar keinen Bezug zu unseren Grenzen, weil sie als Kind nicht beachtet wurden. In diesem Fall haben wir verinnerlicht: Meine Grenzen sind nicht wichtig.

• Konditionierung: Viele von uns haben gelernt, dass es wichtiger ist, es allen Recht zu machen, statt auf  die eigenen Bedürfnisse zu pochen. Wir verbinden Ja-Sagen mit positiven Eigenschaften wie Hilfsbereitschaft, Leistungsfähigkeit und Verlässlichkeit. So möchten wir auch gesehen werden.

• Sozialer Druck: Ein Nein könnte als mangelnde Teamfähigkeit, fehlendes Engagement oder Egoismus gedeutet werden.

• Angst vor Konsequenzen: Wer oft ablehnt, könnte Karrierechancen verpassen oder als unkooperativ gelten.

• Perfektionismus: Viele Führungskräfte glauben, dass nur sie bestimmte Aufgaben richtig erledigen können.

• Emotionale Hürden: Schuldgefühle und die Angst, andere zu enttäuschen oder zu verletzen, machen es schwer, Grenzen zu setzen.

Besondere Herausforderungen für Führungskräfte

Führungskräfte stehen unter besonderem Druck. Sie müssen Erwartungen von Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Kunden managen und haben oft das Gefühl, allen gerecht werden zu müssen. Dabei ergeben sich einige typische Herausforderungen:

• Unklare Rollenverteilung: Wenn Aufgaben nicht klar verteilt sind, übernehmen Führungskräfte oft zu viel selbst.

• Dauerhafte Erreichbarkeit: Durch E-Mails, Anrufe und Meetings bleibt kaum Raum für fokussiertes Arbeiten.

• Fehlende Abgrenzung zwischen Beruf und Privatleben: Besonders in verantwortungsvollen Positionen verschwimmen die Grenzen oft.

• Die Angst, als schwach wahrgenommen zu werden: Ein Nein könnte als Zeichen von Inkompetenz oder mangelndem Einsatz gewertet werden.

Wie gelingt es, gesunde Grenzen zu setzen?

Die gute Nachricht: Nein sagen kann man lernen – und zwar ohne sich schlecht zu fühlen oder Beziehungen zu belasten. Hier sind einige Strategien, die dir helfen, klare Grenzen zu setzen:

1. Eigene Grenzen erkennen und definieren

Frage dich: Wo liegen meine Belastungsgrenzen? Welche Aufgaben gehören zu meiner Verantwortung, welche nicht? Je klarer du dir darüber bist, desto selbstbewusster kannst du deine Grenzen kommunizieren.

2. Nein sagen mit Klarheit und Empathie

Ein Nein muss nicht hart oder abweisend klingen. Eine klare und wertschätzende Kommunikation hilft, Verständnis zu erzeugen. Beispiel:

• „Ich verstehe, dass das wichtig ist. Leider kann ich es nicht übernehmen, weil meine Kapazitäten erschöpft sind.“

• „Danke für dein Vertrauen! Ich kann es leider nicht übernehmen, aber vielleicht hat XY Kapazitäten.“

3. Alternativen anbieten

Ein Nein bedeutet nicht zwingend eine Absage ohne Lösung. Stattdessen kannst du Alternativen vorschlagen oder die Verantwortung delegieren.

• „ Heute habe ich keine Kapazitäten dafür. Aber am Donnerstag kann ich das machen, wenn es dir weiterhilft.“

• „Für ein umfangreiches Meeting habe ich keine Zeit. Ich könnte dir aber anbieten, dass wir die wichtigsten Fragen dazu telefonisch besprechen.“

4. Eigene Prioritäten setzen und kommunizieren

Lerne, deine wichtigsten Aufgaben und Ziele zu priorisieren. Wenn du deine Zeit für strategische Aufgaben brauchst, ist es legitim, operative Tätigkeiten abzugeben.

5. Zeit verschaffen

Wenn du dazu neigst, schnell Ja zu sagen, dann beginne damit, dir Zeit zu verschaffen, in der du darüber nachdenken kannst, wie du wirklich zu dem Gefallen oder der Bitte stehst.

• „Ich habe gerade meinen Terminkalender nicht zur Hand. Ich melde mich dazu bei dir, sobald ich mir Überblick verschafft habe.“

• „Da muss ich mit der Kollegin nochmal drüber sprechen. Morgen sehe ich sie und kann dir danach etwas dazu sagen.“

 6. Vorbild sein

Als Führungskraft hast du eine Vorbildfunktion. Wenn du selbst klare Grenzen setzt und Nein sagst, ermutigst du auch dein Team, dies zu tun. So entsteht eine gesündere Arbeitskultur.

7. Übung macht den Meister

Nein sagen ist eine Fähigkeit, die mit der Zeit leichter fällt. Fange mit kleinen Schritten an und reflektiere deine Fortschritte. Jeder bewusste Moment, in dem du deine Grenzen schützt, stärkt dein Selbstbewusstsein.

Fazit

Grenzen setzen und Nein sagen sind essenzielle Fähigkeiten für Führungskräfte, um langfristig leistungsfähig, gesund und zufrieden zu bleiben. Wer lernt, seine eigenen Bedürfnisse ernst zu nehmen und klar zu kommunizieren, wird nicht nur selbst profitieren, sondern auch sein Team stärken.

Wie sieht es bei dir aus? Wo möchtest du beginnen, deine Grenzen bewusster zu setzen?

Grenzen setzen- Nein sagen